Ile kosztuje dedykowany system dla firmy? Etapy i ceny

„Ile kosztuje system dla firmy?" to pytanie, na które uczciwa odpowiedź brzmi: to zależy, ale bardzo konkretnie od czego. Dedykowany system dla firmy nie ma ceny katalogowej, bo nie ma dwóch firm, które pracują tak samo. Ma za to kilka czynników, które da się nazwać i policzyć jeszcze przed pierwszą rozmową z wykonawcą.

Największy z nich jest jednocześnie najbardziej niedoceniany: to, co trafi do pierwszej wersji. Od tej decyzji zależy nie tylko kwota, ale i to, jak szybko system zacznie na siebie pracować.

Od czego zaczyna się cena dedykowanego systemu

Zacznijmy od punktu wyjścia. U nas podstawowy panel kosztuje od 18 000 zł netto. W tej kwocie mieści się analiza tego, jak firma pracuje dziś, projekt ekranów, wdrożenie podstawowych modułów - klientów, zleceń i pracowników - oraz szkolenie zespołu.

To jest fundament, na którym da się postawić resztę. Firmie, która dziś prowadzi zlecenia w arkuszu i zeszycie, często wystarcza na start: jedno miejsce z klientami, historią i statusem każdej roboty, do którego dostęp ma cały zespół.

Co podbija koszt dedykowanego systemu dla firmy

Każda rzecz ponad fundament to osobna pozycja w wycenie. Najczęściej są to cztery obszary.

Kolejne moduły. Magazyn, finanse, harmonogram ekip, wyceny generowane z danych zlecenia, protokoły odbioru. Każdy moduł to nowe ekrany, nowe reguły i nowe powiązania z tym, co już istnieje. Magazyn, który tylko pokazuje stany, jest prosty. Magazyn, który wydaje materiał na konkretne zlecenie i od razu liczy, ile to zlecenie kosztowało, to już kilka modułów rozmawiających ze sobą.

Integracje. Połączenie z KSeF, programem magazynowym, sklepem internetowym czy pocztą. Tu koszt zależy głównie od drugiej strony: czy program, z którym się łączymy, udostępnia API, czyli „drzwi" dla innych systemów, i jak dobrze są opisane. Dlatego sprawdzamy to przed wyceną, a nie w trakcie prac.

Ludzie w terenie. Aplikacja na telefon dla montera czy handlowca wymaga innego projektowania niż panel w biurze: większe przyciski, praca jedną ręką, zdjęcia prosto z budowy, czasem słaby zasięg. To jedna z najbardziej opłacalnych części systemu, ale też jedna z droższych.

Przeniesienie danych. Jeśli w starym programie albo arkuszach są lata historii klientów i zleceń, ktoś musi je uporządkować i zaimportować. Przy dobrze prowadzonych danych to prosta sprawa. Przy pięciu arkuszach, z których każdy ktoś prowadził po swojemu, bywa to osobny mały projekt.

Pierwsza wersja: co musi w niej być, a co może poczekać

Najdroższy błąd przy zamawianiu oprogramowania na zamówienie to próba zbudowania wszystkiego naraz. Lista życzeń rośnie, wycena rośnie razem z nią, a system rusza dużo później, niż planowano - często z modułami, których nikt potem nie używa, bo okazało się, że praca wygląda inaczej, niż zakładano.

Lepiej zadać jedno pytanie: co dziś najbardziej boli? Jeśli zlecenia gubią się między biurem a ekipami, pierwsza wersja to zlecenia, klienci i kalendarz. Jeśli największym problemem są pieniądze - nieopłacone faktury, brak wiedzy o rentowności - zaczynamy od finansów. Raporty, automatyczne przypomnienia czy rozbudowane uprawnienia mogą spokojnie poczekać na drugi etap. Do tego czasu będzie już wiadomo, jakich raportów firma naprawdę potrzebuje.

Jak wygląda wdrożenie etapami

Rozbudowanego systemu z integracjami i aplikacją dla pracowników nie oddajemy w jednym kawałku, na sam koniec. Firma nie czeka na niego do ostatniego modułu. Pierwszy moduł trafia do używania, zanim powstanie ostatni, więc zespół pracuje w systemie już w trakcie budowy.

To ma dwie zalety, które trudno przecenić. Po pierwsze, błędy w założeniach wychodzą przy pierwszym module, a nie na samym końcu - i poprawia się je, zanim zostaną powielone w kolejnych modułach. Po drugie, koszt rozkłada się w czasie, a pierwsze efekty pojawiają się wtedy, gdy większość pieniędzy jest jeszcze w firmie. Więcej o tym, jak dzielimy pracę na etapy, opisaliśmy na stronie jak pracujemy.

Jak obniżyć koszt, zanim powstanie pierwsza linijka kodu

Część kosztów zależy wyłącznie od przygotowania po stronie firmy. Kilka godzin pracy przed pierwszym spotkaniem potrafi wyraźnie skrócić analizę:

• opisz, jak przechodzi jedno typowe zlecenie od telefonu klienta do zapłaconej faktury - kto, co i gdzie zapisuje,
• zbierz przykładowe dokumenty: wycenę, zlecenie, protokół, fakturę,
• wypisz programy, z których korzystasz, i sprawdź, czy któreś mają API albo eksport danych,
• wyznacz jedną osobę, która podejmuje decyzje o tym, jak system ma działać.

Ostatni punkt wydaje się formalnością, a jest jednym z najczęstszych powodów przekroczenia budżetu. Kiedy trzy osoby mają trzy różne wizje tego samego ekranu, każda poprawka kosztuje dwa razy.

Co zostaje po wdrożeniu

Po starcie systemu koszty nie znikają, ale zmieniają charakter. Zostaje serwer, kopie zapasowe, aktualizacje bezpieczeństwa i opieka techniczna - czyli ktoś, kto odbierze telefon, gdy coś przestanie działać, i dopisze drobną zmianę, gdy firma zmieni sposób pracy. To stały, przewidywalny koszt miesięczny, który w przeciwieństwie do abonamentu nie rośnie z każdą zatrudnioną osobą.

Warto też od początku założyć, że system będzie się rozwijał. Firma, która po roku pracy w panelu dochodzi do wniosku, że potrzebuje nowego modułu, jest w dobrej sytuacji - to znak, że narzędzie się przyjęło. Dlatego przy pierwszej wersji ważniejsze od liczby funkcji jest to, żeby fundament był dobrze zaprojektowany i dało się na nim bezpiecznie budować dalej.

Na co patrzeć w wycenie

Dobra wycena dedykowanego systemu mówi nie tylko, ile, ale też co dokładnie wchodzi w zakres i w jakiej kolejności. Warto sprawdzić, czy kwota jest wiążąca, czy orientacyjna, co dzieje się z drobnymi zmianami po starcie i kto jest właścicielem kodu oraz danych. U nas system należy do firmy, która go zamówiła, drobne zmiany mieszczą się w opiece technicznej, a większe moduły wyceniamy osobno - zawsze przed startem prac.

Jeśli zastanawiasz się, czy w ogóle iść w tę stronę, zacznij od rachunku z poprzedniego wpisu: abonament CRM czy własny system. A jeśli wynik wskazuje na własne rozwiązanie, opisaliśmy, jak wygląda panel CRM na zamówienie i co zawiera pierwsza wersja. Przykład gotowego systemu znajdziesz w naszych realizacjach.