System do zarządzania firmą - 7 sygnałów, że już czas

Żadna firma nie budzi się rano z decyzją, że od dziś potrzebuje systemu do zarządzania firmą. Arkusz, zeszyt i telefon działają długo i całkiem dobrze. Problem w tym, że przestają działać po cichu: nie ma jednego dnia, w którym wszystko się sypie, są za to drobne sygnały, które zbierają się miesiącami, aż koszt bałaganu staje się większy niż koszt zmiany.

Poniżej siedem takich sygnałów, które widzimy najczęściej w rozmowach z firmami usługowymi i produkcyjnymi. Każdy z osobna da się przeżyć. Kilka naraz to już informacja.

Gdy firma mieści się w jednej głowie

Sygnał 1: jedna osoba wie wszystko. Która ekipa jedzie w czwartek na którą budowę, komu obiecano termin, kto jeszcze nie zapłacił za poprzednie zlecenie. Dopóki ta osoba jest w pracy, wszystko się zgadza. Kiedy idzie na urlop albo choruje, telefon dzwoni do niej i tak, a reszta zespołu zgaduje. To nie jest wina tej osoby, tylko znak, że wiedza firmy nie ma innego miejsca, w którym mogłaby leżeć.

Sygnał 2: nowy pracownik długo uczy się, gdzie co jest. Nie samej pracy, tylko tego, w którym pliku jest aktualny cennik, kogo pytać o status zlecenia i dlaczego w arkuszu są dwie zakładki o prawie tej samej nazwie. Jeśli wdrożenie człowieka polega głównie na tłumaczeniu nieformalnych zasad, to te zasady proszą się o zapisanie w narzędziu.

Gdy te same dane żyją w kilku miejscach

Sygnał 3: ktoś przepisuje dane z jednego miejsca do drugiego. Zamówienie ze sklepu do programu magazynowego, adres klienta z maila do wyceny, kwoty z faktur do arkusza rozliczeń. Każde przepisanie zajmuje kilka minut i daje okazję do pomyłki, a w skali roku składa się na dziesiątki godzin pracy, której nikt nie widzi na żadnym rachunku. Rozpisaliśmy to szerzej we wpisie o tym, jak działa integracja systemów w firmie.

Sygnał 4: pliki mają w nazwie „final", „v3" i „poprawiony". Wycena wysłana klientowi różni się od tej w folderze, bo ktoś poprawił ją w załączniku maila. Protokół jest w telefonie montera, a nie przy zleceniu. Gdy pojawia się spór z klientem, pierwsze pół godziny schodzi na ustalenie, która wersja dokumentu jest prawdziwa.

Gdy klient wie mniej, niż powinien

Sygnał 5: na pytanie o status trzeba oddzwonić. Klient pyta, kiedy przyjedzie ekipa albo czy materiał już dotarł, a Ty nie wiesz tego od ręki, więc dzwonisz do kierownika, który dzwoni do montera. Trzy telefony, żeby odpowiedzieć na jedno pytanie. Dla klienta to sygnał, że firma nie panuje nad swoimi zleceniami, nawet jeśli w rzeczywistości wszystko idzie zgodnie z planem.

Gdy pieniądze widać dopiero po fakcie

Sygnał 6: „chyba jeszcze mamy na magazynie". Brak materiału wychodzi na budowie, a nie przy planowaniu. Ekipa czeka albo jedzie drugi raz, a firma płaci za dojazd i za godziny, które nic nie przyniosły. Jeśli takie sytuacje zdarzają się regularnie, problemem nie jest magazynier, tylko to, że stan magazynu nie jest nigdzie zapisany na bieżąco.

Sygnał 7: o tym, czy zlecenie zarobiło, dowiadujesz się po roku. Umowa minus materiał minus koszty to proste działanie, ale wymaga danych z trzech miejsc naraz. Dopóki są rozproszone, rentowność liczy się raz w roku, razem z księgową, kiedy na zmianę cen jest już za późno. A to właśnie ta liczba mówi, które zlecenia brać, a których unikać.

Ile sygnałów to już za dużo

Jeden czy dwa sygnały nie oznaczają, że firma musi od razu budować system do zarządzania firmą. Często wystarczy uporządkować arkusz, ustalić jedno miejsce na dokumenty albo wykupić gotowy program do konkretnej rzeczy. Robimy taką ocenę uczciwie, bo źle dobrane narzędzie kosztuje więcej niż żadne.

Przy trzech i więcej sygnałach rachunek zwykle się zmienia, szczególnie gdy dotyczą różnych obszarów: ludzi, danych i pieniędzy. Wtedy problemem nie jest już brak jednego programu, tylko to, że informacje firmy nie mają wspólnego miejsca. Dobrze widać to na przykładzie firmy stolarskiej z Małopolski, dla której budowaliśmy system: dwa salony, kilka ekip w terenie, trzy magazyny. Każdy z tych elementów działał osobno całkiem sprawnie. Kłopot zaczynał się na styku, czyli tam, gdzie zlecenie przechodziło z salonu do ekipy, a materiał z magazynu na budowę.

Najczęstszy błąd przy pierwszej decyzji

Kiedy firma dochodzi do wniosku, że potrzebuje porządku, często chce naprawić wszystko naraz. Powstaje lista życzeń na kilka stron: zlecenia, magazyn, faktury, raporty, aplikacja dla ekip, automatyczne przypomnienia dla klientów. Taka lista wygląda rozsądnie, ale prowadzi do dwóch złych scenariuszy. Albo firma kupuje rozbudowany program, z którego używa jednej piątej, albo zamawia system tak duży, że zanim powstanie, sposób pracy zdąży się zmienić.

Lepiej zacząć od sygnału, który boli najbardziej, i rozwiązać najpierw jego. Jeśli gubią się zlecenia między biurem a ekipami, pierwszy krok to jedno miejsce na zlecenia i kalendarz. Magazyn, finanse i raporty mogą przyjść później, kiedy zespół przyzwyczai się do pracy w jednym narzędziu. O tym, jak dzielić taki projekt na etapy i co powinno trafić do pierwszej wersji, pisaliśmy we wpisie o tym, ile kosztuje dedykowany system dla firmy.

Od czego zacząć

Zanim zaczniesz szukać programu, zrób prostą rzecz: wypisz, które z siedmiu sygnałów dotyczą Twojej firmy, i przy każdym zanotuj, ile czasu albo pieniędzy kosztuje on w typowym miesiącu. Nie musi to być dokładne. Chodzi o to, żeby zobaczyć, który problem jest największy, bo od niego powinna zacząć się każda zmiana.

Potem zostaje decyzja: gotowe narzędzie czy rozwiązanie pod Twój sposób pracy. Pomaga w tym rachunek, który opisaliśmy we wpisie abonament CRM czy własny system CRM. A jeśli wynik wskazuje na własny system, na stronie o panelu CRM dla firm opisaliśmy, jak wygląda pierwsza rozmowa i co zawiera pierwsza wersja.